Las plantillas de hoja de control horario de trabajo son uno de los métodos más utilizados en las empresas para registrar la asistencia laboral. Sin embargo, a medida que una compañía crece, este procedimiento se torna inefectivo. Por tanto, ¿qué tipo de control del tiempo de trabajo es mejor para tu empresa?
Una hoja de horas es un método de control horario de trabajo. Se usa para registrar la entrada y salida de los trabajadores y calcular el pago de las horas trabajadas. Este sistema resulta adecuado para aquellas empresas que tienen pocos empleados. A su vez, las plantillas de hoja de control horario de trabajo son útiles como ensayo para implementar procedimientos más avanzados.
Ahora bien, si la compañía crece o requiere determinadas funciones, como la gestión de vacaciones y ausencias, se torna imprescindible contar con un software que facilite las tareas. A continuación, analizaremos cuáles son los mejores sistemas según el tamaño de tu empresa. ¡Toma nota!
Para pequeñas empresas
Para las pequeñas empresas, las plantillas de hoja de control horario del trabajo son la opción ideal. Estas son útiles para dar seguimiento a las horas de los empleados y calcular la nómina. En general, se trata de procedimientos que incluyen bastante personalización, ya que se pueden agregar campos adicionales, como horas extras y el total de las horas trabajadas por cada empleado de la compañía. Ahora bien, existen dos métodos para llevarlas a la práctica:
Hoja de horas semanal en papel
La opción más sencilla para las pequeñas empresas es imprimir formularios en papel para cada uno de sus empleados. Sin embargo, esto presenta algunos riesgos:
- Los documentos pueden perderse.
- Será necesario escanear los papeles para tener una copia de seguridad.
- Hay que contar con espacio físico para archivar las hojas.
Hoja de horas semanal con Excel
Para solucionar los problemas anteriores y facilitar un mayor seguimiento, conviene utilizar una plantilla de Excel. En ella, se puede añadir la siguiente información:
- Fecha
- Día de la semana
- Hora de inicio
- Descanso
- Hora de fin
- Horas regulares
- Horas extra
- Horas totales
Estas plantillas de hoja de control horario de trabajo son un tipo de sistema muy efectivo para las empresas con pocos empleados. Sin embargo, a medida que la compañía crece, resultan inadecuadas, ya que se corre el riesgo de cometer errores si hay cambios imprevistos. Al mismo tiempo, dificultan la comunicación de horarios a los trabajadores y no se pueden gestionar solicitudes especiales, como vacaciones o ausencias.
Para pymes
Una pyme puede llegar a tener 200 trabajadores, por lo que es lógico afirmar que ya no es posible pensar en el tratamiento manual de la información. Estas compañías necesitan un sistema de registro de la jornada laboral que contemple una mayor supervisión y permita gestionar funciones más avanzadas.
Por qué utilizar un software de control horario
El sistema más adecuado para ahorrar tiempo y suprimir errores es un software de control horario. Estos programas son muy útiles para automatizar tareas y personalizar diferentes aspectos a la hora de realizar el seguimiento de las horas de los empleados. Este artículo explica qué es un software de control de horario y cómo elegir el correcto para adecuarlo por completo a la pyme.
El uso de los distintos tipos de control del tiempo de trabajo depende del tamaño de la organización. Los mejores sistemas para una pequeña empresa son las plantillas hoja de control horario de trabajo, tanto manuales como digitales. Ahora bien, para llevar un control horario de trabajo en una pyme, conviene utilizar un software que facilite una gestión automatizada y personalizable.